Assistente de Direcção

Missão:

Prestar apoio administrativo e suporte com foco na Administração, nos processos operacionais e de logística do departamento;

Realizar as demandas administrativas necessárias operacionais no cotidiano como contacto com o ambiente externo, gestão de documentação recebida e enviada, organização de agendas

Responsabilidades:

Fornece suporte administrativo para garantir a operação eficiente do escritório;

Atender telefonemas, agendar reuniões e dar suporte aos visitantes;

Executar tarefas administrativas como arquivar, digitar, copiar, encadernar, digitalizar, etc. ;

Receber e enviar correspondências e documentos, efectuando a respectiva atualização de arquivos e cadastros;

Completar os requisitos operacionais, agendando e atribuindo projectos administrativos e agilizando os resultados do trabalho;

Efectuar arranjos de viagens para a Administração, como reservas de voos, carros e reservas de hotéis ou restaurantes;

Gerir chamadas telefónicas e e-mails direccionados à Administração;

Apoiar a equipa na realização de tarefas relacionadas com a organização;

Desenvolver a equipa administrativa, fornecendo informações, oportunidades de formação e oportunidades de crescimento;

Garantir que os equipamentos de trabalho estejam operacionais, completando os requisitos de manutenção preventiva ou solicitando reparos;

Elaborar documentos de suporte à Administração (relatórios, actas de reuniões, contratos, memorandos, entre outros);

Actualizar o cadastro de atendimento dos parceiros, fornecedores e clientes;

Planear compromissos e eventos

Experiência comprovada como Assistente de Direcção de, pelo menos, 5 anos;

Licenciatura em Administração, Gestão ou outras áreas relacionadas;

Um curso de Secretariado Executivo constituirá uma vantagem;

Fluente na língua inglesa;

Experiência sólida com sistemas de gestão de escritório, ERPs e MS Office;

Familiaridade com calendários on-line e sistemas em nuvem;

Excelentes habilidades organizacionais, com capacidade de pensar proactivamente e priorizar o trabalho.

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