Assistente Administrativo - Cabo Delegado

mothers2mothers (m2m) é uma organização africana de cuidados de saúde primários que emprega mulheres que vivem com VIH como agentes comunitários de saúde em 10 países africanos. Estas “Mães Mentoras” prestam serviços de saúde integrados em clínicas e nas comunidades para garantir que todos, em qualquer lugar, tenham acesso aos serviços de que necessitam para serem saudáveis e permanecerem sob cuidados. 

Ao longo dos próximos cinco anos, este modelo comprovado e liderado pelos pares será ampliado para duplicar a luta contra o VIH, bem como para enfrentar novos desafios de saúde e alcançar mais pessoas - tudo com o objectivo de construir um futuro mais justo e saudável. A contratação de mulheres locais como agentes comunitárias de saúde significa que estamos a oferecer um modelo que dá prioridade aos cuidados de saúde para as famílias que mais precisam deles, prestados por mulheres que as conhecem melhor.

A responsável primária desta posição consiste em dar apoio logístico e operacional geral ao escritório provincial provendo assistência ao Gestor de Provincial em questões gerais do escritório, incluindo o acompanhamento e orientação de questões de actividades relacionadas aos departamentos RH e Finanças quando solicitado. Além disso, será responsável por atender na recepção, prestar assistência nas actividades de rotina do escritório e manter todos os arquivos em ordem. Esta posição reporta ao Gestor de Provincial.

Administração e Programa (30%) coordenar todos os assuntos relacionados com os aspectos operacionais e administrativos do escritório de Maputo, por forma a garantir um ambiente de trabalho eficiente e eficaz;

Dar apoio logístico e operacional contínuo aos programas, incluindo administrativo;

Coordenar itinerários de viagens, bilhetes de passagens aéreas, reservas de hotéis e ajudas de custos;

Atender na recepção, prestar assistência nas actividades de rotina do escritório e manter todos os arquivos em ordem e fazer o devido encaminhamento de correspondências;

Dar assistência na manutenção do escritório, equipamentos e reparações, conforme o necessário.

Suporte a Sede (70%)

Dar todo e qualquer suporte necessário na coordenação de todas as funções laboral, administrativas e financeiras;

Manter o controlo do stock de material de escritório e dar assistência na requisição de novos materiais e outras necessidades; 

Responsável pela gestão dos motoristas e veículos, pelo cronograma e itinerário dos motoristas, cartões de combustível, impostos e seguros anuais;

Auxiliar a equipe de RH na administração de vários processos no que respeita ao recrutamento, Folhas de pontos (Timesheets) entre outras tarefas relativas com procedimento de RH

Entrar em contacto com as entidades governamentais locais no que respeita a questões laborais e fiscais; 

Digitação geral, e distribuição da documentação e correspondência de RH aos colegas;

Manter e atualizar as informações dos fornecedores e realizar verificações relevantes de antecedentes e verificações de legalidade e fraude;

Garantir que o pagamento de débitos diretos sejam efectuados com base na documentação de suporte e registrados corretamente;

Executar o relatório dos credores no final do mês;

Executar que relatórios mensais de pagamento sejam produzidos para a análise do fluxo de caixa;

Gestão e administração de caixa (pety cash);

Preparar as reconciliações bancárias mensais

Qualificações e Experiência:

12ª Classe, ou Ensino Técnico Médio

Licenciatura é uma vantagem, de preferência Administrativa ou de Contabilidade;

Pelo menos 3-4 anos de experiência preferência trabalhando numa ONG;

Excelentes competências comunicativas, de gestão de tempo e escrita;

Excelentes habilidades em informática (incluindo pacotes de contabilidade, Excel);

Capacidade de trabalhar em equipa.

Competências:

Conhecimento e experiência em administração, contabilidade e relações laborais, 

Competências de influência e interação com membros seniores;

Capacidade de gerenciar tarefas concorrentes, priorizar tarefas que produzam um alto nível de saída de forma consistente;

Conhecimentos sólidos em contabilidade; 

Com alto sentido de Integridade, profissionalismo e transparência.

Para se candidatar acesse o link: https://mothers2mothers.hua.hrsmart.com/hr/ats/Posting/view/983#